Il piacere di una buona comunicazione - Antonella Cafaro - Assistente Virtuale
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Il piacere di una buona comunicazione

Beh si, perché comunicare è un piacere, almeno per me.

C’è chi è più bravo con le parole, chi con i suoni, altri ancora con le immagini, ma una buona comunicazione è quello che inevitabilmente ci lega a chi abbiamo intorno differenziandoci dagli altri.

Insieme a onestà, affidabilità e competenza, la comunicazione, se fatta bene, è l’elemento che aiuta tutti gli altri ad amalgamarsi e lavorare insieme in modo produttivo e piacevole.

Quindi, anche se non risulta facile per tutti, è un fattore così importante in ogni tipo di collaborazione che merita davvero molta cura..

A maggior ragione, lavorando online, a distanza, serve tassativamente un modo di comunicare comodo ed efficace per tutte le parti coinvolte.

Dalla ricerca di potenziali clienti o collaboratori, ai primi contatti, dalla fase contrattuale, fino alla fase operativa, ognuno di questi passaggi richiede tanta attenzione.

Prime email di contatto e chiamate conoscitive

 

Indicando chiaramente il tipo di persone con cui si desidera entrare in contatto e quali competenze devono avere aiuta a fare una prima scrematura.

Viceversa, rispondere a un’offerta di lavoro in un modo chiaro e dettagliato aiuterà a far capire qualcosa di più di noi, delle nostre competenze, della nostra attenzione ai dettagli e così via. Se siamo superficiali, o peggio ancora distratti, chi ci legge lo capisce. Il nostro primo messaggio, determinerà l’interesse o meno nei nostri confronti.

C’è anche un’altra considerazione importante da fare.

Se io ti scrivo inviandoti magari anche un preventivo, mi sto rivolgendo a te “possibile cliente”. Questo indica abbastanza chiaramente in che modo io mi rivolga ai clienti.

Quindi se desideri entrare in contatto con qualcuno che dovrà anche avere a che fare direttamente con i tuoi clienti, prendi nota perché avrai un primo assaggio (positivo o negativo) del modo in cui questa persona si rivolge a clienti o potenziali tali.

Anche la gestualità è importante.

Per la prima chiacchierata conoscitiva, se possibile preferisco sempre Skype o simili in modo da avere anche il contatto visivo. Oltre alle parole, anche la gestualità aiuta a capire se si tratta del tipo di persona che stiamo cercando.

 

Impostazione di sistemi e procedure

 

Agli inizi della collaborazione è necessario impostare un processo, definire i vari passi ed esattamente chi fa cosa e quando.

In questa fase occorre creare un sistema di comunicazione valido, efficace e comodo per entrambi: qual è il mezzo preferito? Email? Un project management tool?

Quest’ultimo è molto utile perché tutti i messaggi si trovano in unico posto, e non sparpagliati nella posta in arrivo. Ma alcuni clienti non lo trovano comodo, non si sentono a loro agio con questa soluzione e preferiscono la classica email. L’importante è definire fin dagli inizi il come.

 

Evitare incomprensioni.

 

Lavorando, possono esserci malintesi, è normale quando ci sono più teste pensanti. Io non ho dubbi nel decidere di inviare un messaggio extra se ho bisogno di avere maggiori informazioni per poter eseguire il lavoro correttamente. Certo, il primo pensiero è quello di fare in modo da non disturbare il cliente, ma a volte è proprio necessario.

Collaborando con molte persone (clienti o fornitori) ho notato che ognuno di loro ha un modo abituale di comunicare: alcuni inviano messaggi concisi e chiari, altri preferiscono quelli lunghi e molto dettagliati, e poi ci sono quelli che inviano messaggi scritti in maniera veloce e quasi in codice. Ecco, in questo caso occorre prima decriptare il tutto e poi chiedere conferma.

Sono io che cerco di adattarmi al modo di comunicare dei miei clienti ma mi piace mettere subito in chiaro che piuttosto che fare qualcosa senza aver capito, preferisco chiedere conferma e, se necessario si vedranno quindi arrivare qualche messaggio in più onde evitare danni futuri.. 😉 E finora sono stati tutti d’accordo.

Rimediare a errori

 

Si, a volte capitano, siamo umani. Se l’errore è già avvenuto, parlarne immediatamente, spiegarsi, è l’unica via accettabile. L’obiettivo principale è porre rimedio al più presto.

Discuterne ci aiuterà a trovare una soluzione o un’alternativa. Tutti commettiamo errori ed è importante assumersene la responsabilità. Se proviamo a risolvere subito agli inizi, possiamo evitare danni ulteriori.

Dialogo

 

La relazione, il tipo di lavoro, la qualità del lavoro, la chiarezza delle istruzioni date, le aspettative, le difficoltà… tutti argomenti su cui si può e si deve instaurare un buon dialogo.

È l’unico modo per impostare il lavoro e risolvere eventuali dubbi o difficoltà.

Conoscere e provare a comprendere il punto di vista dell’altro aiuta a chiarire la situazione.

Inoltre, fare brainstorming insieme aiuta a vedere le cose in modo diverso e a trovare nuove opzioni. Utilissimo, si cresce in due 🙂

Per quel che riguarda il mio lavoro, oltre a email e messaggi quotidiani, mi piace tantissimo fare anche una chiacchierata a voce ogni tanto. Se non è possibile in persona (e lavorando a distanza, nel mio caso, non lo è quasi mai), l’ideale è una videochiamata su Skype oppure una telefonata.

Non deve essere necessariamente solo una chiamata di lavoro. Si può parlare di tutto, dalla pagella dei bimbi, alla corsa dal veterinario con il cane, dallo shopping, all’ultimo concerto al quale abbiamo partecipato..

È un po’ come trovarsi alla macchinetta del caffè, ogni tanto si può fare ed è davvero piacevole.

Tutto questo crea connessione e fiducia e, secondo me, aiuta molto a rinforzare il rapporto di collaborazione.

Tu cosa ne pensi? Quanto è importante la buona comunicazione nella tua attività? Scrivilo qui sotto, nei commenti.

Antonella Cafaro
antonellacafaro.studio@gmail.com

Mi occupo di assistenza virtuale e aiuto professioniste e imprenditrici a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto. Virtual Assistant. I help online entrepreneurs save time, implement their plans, lighten their workload and be more productive.

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