Durante la prima call con un potenziale cliente, inizio sempre col chiedere di raccontarmi in che cosa consiste il suo lavoro. Ascolto con curiosità e presto attenzione agli elementi su cui si focalizza, perché solitamente si tratta di aspetti significativi.

A questo punto chiedo di parlarmi delle attività che pensa di voler delegare. Ci sono clienti che sanno di aver bisogno di aiuto, ma non hanno ancora individuato le mansioni che vorrebbero delegare; altri che hanno già le idee chiare su quali compiti vogliano affidarmi e poi ci sono anche delle situazioni ibride, per cui un cliente sa di aver bisogno di aiuto per la parte amministrativa, ad esempio, ma ha bisogno di capire se e come è fattibile.

Una volta stabilite le mansioni, analizziamo in modo generico eventuali strumenti e procedure da attivare. Infatti, anche se non è ancora il momento di entrare nei dettagli trattandosi di una prima chiamata conoscitiva, è molto importante per me capire la tipologia e la mole di lavoro che mi verrà affidata. Queste informazioni mi servono per preparare al meglio il preventivo e, soprattutto, per capire se posso applicare una tariffa mensile, raggruppando attività ben definite in un pacchetto chiuso, oppure se bisognerà optare per una tariffa oraria.

Un altro punto che affronto durante questo primo contatto riguarda l’eventuale rapporto con altri collaboratori con cui interfacciarmi e a cui, quindi, dovrò essere introdotta (un esempio classico è il commercialista, quando mi viene richiesto di occuparmi della gestione delle fatture per conto del cliente).

Bisogna poi discutere dei tempi di consegna, che è molto importante stabilire in anticipo. Quando si lavora con un’Assistente Virtuale non ci si può aspettare che sia disponibile 8 ore al giorno dal lunedì al venerdì, come lo sarebbe un dipendente, ma bisogna lavorare per scadenze. Deve trattarsi di incarichi che possono essere programmati o gestiti in un arco di tempo che si può stabilire in anticipo e all’interno del quale io so di potermi organizzare autonomamente. Per esempio, se un cliente mi passa dei preventivi da fare oggi, io so che ho a disposizione un certo numero di giorni per realizzare la bozza così come stabilito insieme in precedenza. Oppure, se so che la fatturazione di quel cliente deve essere gestita entro la prima settimana del mese, allora mi organizzo per affrontarla nel periodo richiesto.

Non accetto, salvo rare eccezioni, incarichi che richiedono un’ azione immediata. In questo caso non sono l’Assistente Virtuale adatta, semplicemente perché non offro questo tipo di servizio. A volte, quando ci sono delle emergenze, il cliente può provare a contattarmi perché se sono in grado e ho il tempo di aiutarlo, lo faccio volentieri; però in generale non accetto questo tipo di incarichi.

Infine, faccio presente le mie modalità di lavoro: che lavoro dal lunedì al venerdì, senza orari fissi di ufficio, che generalmente rispondo alle mail entro al massimo un giorno lavorativo, che il mio contratto viene tacitamente rinnovato di mese in mese a meno che non sia data preventivamente una disdetta… Sono tutte cose che metterò per iscritto quando invierò al cliente il preventivo, ma che inizio sempre ad accennare a voce.

Può anche trovare spazio qualche condivisione più personale se il cliente lo desidera e mi capita, in questo caso, di raccontare volentieri il percorso che mi ha portata a diventare Assistente Virtuale.

La prima call conoscitiva rappresenta sicuramente una conversazione importante per tutti e due, per capire se ci sono le condizioni pratiche per lavorare insieme, ma anche se c’è affinità per farlo bene… cosa che fa sempre la differenza!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.