Nessuno può farlo bene come me.

Forse anche tu ti rendi conto di dovere assolutamente delegare parte del lavoro, ma sei bloccata da vari timori.

Ad esempio:

“nessuno può farlo bene come me”.

 

Ti capisco bene. E in un certo senso è vero.

Ognuno di noi ha una sua unicità che applica in tutte le cose che fa, lavoro incluso. Ma quando abbiamo assolutamente bisogno di delegare qualcosa, per preservare la nostra sanità fisica e mentale, dobbiamo trovare il giusto compromesso, tra “nessuno lo può fare bene come me” e  “aiutoo, qualcuno mi aiutiiii altrimenti impazzisco!!”.

In che modo possiamo superare i timori che ci impediscono di delegare ad altri parte del nostro lavoro?

 

Proverò a darti qualche consiglio:

MUOVERSI PER TEMPO

L’ideale è iniziare la ricerca della persona giusta, quando non si è ancora totalmente affogati di lavoro. In questo modo avremo il tempo di:

  • selezionare con calma e incontrare di persona o su Skype vari candidati
  • una volta scelta la persona, fornirle quel minimo di spiegazioni e formazione in modo che possa svolgere il lavoro nella maniera più vicina a come lo faremmo noi
  • attraversare l’inevitabile periodo di adattamento reciproco

Ma spesso questo succede solo in un mondo ideale…

Nella realtà, la maggior parte degli imprenditori e professionisti decide di rivolgersi ad un’assistente quando è già così oberato di lavoro da non riuscire più a gestire la sua attività senza sacrificare parti importanti della vita privata.

Non è sicuramente la situazione ottimale, si lavorerà in modalità “emergenza”, si farà un po’ più di fatica iniziale.. ma si può partire anche da qui.

COSA SI VUOLE DELEGARE

Una volta deciso… “si lo voglio: desidero trovare qualcuno a cui delegare parte di quello che faccio”, è consigliabile iniziare a fare la cronaca di tutte quelle micro attività che svolgiamo quotidianamente, settimanalmente e anche su base mensile.

Aggiornare il blog, spedire la newsletter, mantenere attivi i social media, preparare i moduli per i clienti, gestire le email, spostare appuntamenti, verificare gli ordini con i fornitori etc… Ci ritroveremo con un lunghissimo elenco di azioni che compiamo regolarmente nel nostro lavoro. Scriverlo nero su bianco serve molto, perché spesso non ci rendiamo neanche conto di quante siano.

SELEZIONE ATTIVITA’

Ecco, da questo elenco eliminiamo quelle attività che richiedono tassativamente il nostro lavoro, la nostra competenza ed esperienza. Per esempio, una psicologa deve per forza occuparsi delle sedute con i pazienti. Nessun altro può farlo al posto suo. Un dentista può delegare la gestione dell’agenda appuntamenti ma le visite le deve fare lui.

Fatta questa prima scrematura, restano quelle azioni che potrebbe fare anche un’altra persona eventualmente dopo una formazione iniziale.

ULTERIORE SELEZIONE

Ora eliminiamo le azioni che sì, potremmo delegare, ma ci piacciono molto e vorremmo continuare a farle noi.

Lasciamo solo quelle che

a) Non ci piacciono, ci annoiano proprio, o tutte le volte che ci pensiamo veniamo assaliti da emicrania..

b) Ci portano via troppo tempo perché non abbiamo le competenze tecniche necessarie

Iniziare delegando queste mansioni, sarà più semplice, perché in fondo non vediamo l’ora di liberarcene.. e l’idea che ci pensi qualcun altro al nostro posto.. beh è davvero allettante.

Questi saranno i primi compiti che potremo delegare con un minimo di formazione iniziale.

FORMAZIONE INIZIALE

Attenzione: formazione iniziale, non vuol dire: insegnarle ad usare i singoli programmi (a meno che non siano molto tecnici e specifici per la nostra attività) ma semplicemente passarle le informazioni necessarie riguardo a come lo facciamo noi o come desideriamo che il risultato sia.

Ad esempio, per la gestione della newsletter, troveremo sicuramente un’assistente che sappia utilizzare il nostro software abituale, ma dovremo fornirle comunque vari dati, ad esempio: ci piace inserire qualche immagine nel testo, oppure.. no, nessuna immagine, solo testo, le inviamo sempre il mercoledì alla tale ora, mai e poi mai il giorno 17… etc..

In alcuni campi, la nostra assistente potrebbe anche essere più esperta di noi, e se richiesto potrebbe dare consigli per migliorare le cose. In ogni caso sta a noi comunicarle quale risultato finale desideriamo ottenere.

BUONA COMUNICAZIONE

Ne ho parlato anche in questo articolo: “Il piacere di una buona comunicazione“.

Comunicare in modo chiaro, rispettoso e sincero aiuta ad evitare incomprensioni e ad instaurare un buon dialogo. E nelle fasi iniziali di una nuova collaborazione, il dialogo è fondamentale per partire con il piede giusto. Fornire il maggior numero di informazioni possibili servirà ad ottenere i risultati desiderati e impostare processi e sistemi che renderanno il lavoro più veloce.

In caso di errori o cose che noi avremmo fatto diversamente, è importante portarlo subito alla sua attenzione, in modo che possa prenderne nota e farlo diversamente la volta successiva. Ti assicuro che una professionista apprezzerà queste spiegazioni perché le serviranno per aiutarti meglio nel tuo lavoro.

Una buona comunicazione è davvero alla base di tutto e ricordiamoci che esiste sempre un modo gentile per spiegare le cose.

SUPERVISIONE E ADATTAMENTO

Ci sarà un periodo di rodaggio durante il quale la tua supervisione sarà necessaria. Se hai paura di perdere il controllo sulle mansioni che deleghi, ti assicuro che non sarà così. Ci sono tanti modi per mantenere la supervisione sul lavoro svolto.

Se deve pubblicare post sulla pagina facebook o l’articolo sul blog, li potrà caricare in bozza così che tu possa visionare il tutto prima della pubblicazione.

Se deve impostare e spedire la newsletter, ti invierà i test di controllo prima dell’invio agli iscritti.

Durante questo periodo di adattamento, la supervisione sarà maggiore. Man mano che l’assistente prenderà confidenza con il tuo modo di lavorare, la supervisione potrà diminuire fino al minimo necessario. In ogni situazione lavorativa è così, è richiesto impegno da entrambe le parti, ma è l’unico modo per avviare una collaborazione proficua e piacevole.

 

Cosa ne pensi? Ti senti un pochino meno impaurita dall’idea di delegare? Lasciami un commento qui sotto 🙂

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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