Le tre fasi per impostare al meglio la collaborazione con un’Assistente Virtuale
Quando si decide di investire nell’aiuto di un’Assistente Virtuale per delegare alcune mansioni della nostra attività, è importante affrontare alcuni passaggi per ottenere il meglio da questa collaborazione.
Fase uno: il passaggio di informazioni
La prima fase consiste nel passaggio di tutte quelle informazioni utili all’impostazione del lavoro attraverso una call ed eventuali scambi di mail. Dovremo stabilire in modo preciso cosa occorre fare, entro quando – tempistiche per progetti specifici o scadenze mensili – e se ci sono altri interlocutori con cui occorre interfacciarsi (per esempio, il commercialista o altri collaboratori). In sostanza bisogna “disegnare” il progetto di quella che sarà la collaborazione, con tutti gli aspetti pratici che comporta attraverso un vero e proprio passaggio di consegne, a iniziare dai dati relativi all’accesso ai vari account del cliente (password o profili come user appositi).
Fase due: la scelta degli strumenti
Da qui si passa a scegliere gli strumenti per la collaborazione online. Ci sono clienti abituati a usare Drive, altri preferiscono Dropbox, quindi in base a questo si sceglie dove creare le cartelle condivise che verranno utilizzate per lo scambio di documenti.
Alcuni clienti scelgono come mezzo di comunicazione privilegiato la mail, per cui sarò poi io a scaricare i vari allegati e a caricarli nelle cartelle condivise; altri preferiscono caricare direttamente loro i file nelle cartelle.
Potrebbero esserci delle tabelle già esistenti che il cliente usa per alcuni scopi, come ad esempio tener traccia delle fatture, e quindi posso iniziare a lavorare su quelle; oppure possono essere create ex novo, stabilendo insieme i dati che devono comparire.
Poi va impostata la procedura legata alle scadenze e alle modalità di lavoro da utilizzare. In sostanza, chi fa cosa. Ad esempio, se il cliente deve mandarmi le fatture o le ricevute entro un determinato periodo del mese, quando non lo fa, io gli manderò come reminder un piccolo sollecito.
Ci possono essere anche altri strumenti che possono tornare utili come Trello o Asana, quindi dei tools di project management, nel caso in cui il cliente sia già avvezzo a usarli e li trova comodi. Altrimenti, procediamo in maniera più tradizionale, attraverso mail o call di aggiornamento e poi sono io a inserire tutto quello che riguarda il progetto all’interno del mio project management tool di riferimento, perché trovo sia uno dei modi migliori per tenere traccia di tutto.
Fase tre: rodaggio
La terza fase è quella di rodaggio. Una volta stabilita la procedura e decisi gli strumenti, si inizia materialmente a fare il lavoro e per un periodo è molto importare testare, provare, aggiustare il tiro. Magari ci si rende conto che alcune date che erano state messe a scadenza vanno spostate o che è meglio ricorrere a strumenti diversi da quelli ipotizzati inizialmente. È un vero e proprio rodaggio che richiede impegno anche da parte del cliente!
Per questo motivo io consiglio sempre di evitare di avviare una collaborazione con un’Assistente Virtuale quando si è già ampiamente in sovraccarico: se siamo con l’acqua alla gola difficilmente troveremo il tempo per impostare bene le cose. Quindi l’ideale è rivolgersi a un’AV in un periodo di relativa calma in modo che, quando arriverà un’ondata di lavoro più intensa, il meccanismo sia già ben oliato e la nostra Assistente sia autonoma.
In ogni caso il cliente “non deve spaventarsi” al pensiero di tutte le cose da impostare, perché io mi occupo di guidarlo durante tutto il processo anche, e soprattutto, se non ha mai lavorato con un’Assistente Virtuale in precedenza.
Seguendo queste fasi, la collaborazione avrà una base solida nel tempo, capace di affrontare picchi di lavoro, cambiamenti, imprevisti e potrà anche essere un prezioso aiuto per apportare miglioramenti concreti alla nostra attività.
Non ci sono commenti