Le etichette di Gmail sono uno strumento molto efficace per la gestione della posta elettronica e un alleato prezioso per organizzare il lavoro da fare giorno dopo giorno a partire dalle mail che riceviamo.

Io utilizzo due diversi sistemi di etichette, uno come archivio e l’altro come insieme di etichette mobili che applico e tolgo a seconda dello stato in cui si trova una determinata pratica.

In sostanza, quando arriva una mail per prima cosa le attribuisco un’etichetta relativa al suo argomento: ho un’etichetta con il nome di ogni singolo cliente che seguo e un’unica etichetta per l’ambito consulenze e mentoring, le cui mail possono essere raggruppate in un unico spazio. Ho poi un’etichetta per i fornitori, una per i collaboratori, una in cui raggruppo argomenti come banca, assicurazioni, aspetti legali e una (enorme!) per la commercialista, una per la formazione, una per le mail di tipo personale (anche se ho un indirizzo mail privato a parte, può capitare che ogni tanto vi siano delle mail di questo tipo che arrivano al mio indirizzo professionale) e, infine, le varie ed eventuali che sfuggono alle altre classificazioni.

Come dicevo, quando arriva una mail applico come prima cosa le etichette indicative dell’argomento e le sposto nelle relative cartelle che fungono così da archivio.

Poi utilizzo anche un sistema parallelo di etichette che corrispondono a delle azioni: fare, in attesa di info, rispondere, fatto, urgente, leggere, importantissimo. Queste particolari etichette le applico e le tolgo a seconda delle necessità.

Ad esempio, quando arriva la mail di un cliente, la sposto automaticamente all’interno del mio project management tool Asana – che ho precedentemente collegato a Gmail – ma allo stesso tempo la segno con l’etichetta “fare”. Se poi nello svolgere il task richiesto mi servono ulteriori indicazioni, applico l’etichetta “in attesa info” e, una volta terminato il tutto, uso l’etichetta “fatto”.

L’etichetta “leggere”, invece, mi aiuta a individuare facilmente quelle mail in cui non sono richieste azioni da parte mia, ma hanno un contenuto che posso leggere in qualsiasi momento. Mentre l’etichetta “importantissimo” la tengo di solito anche quando la mail viene archiviata, perché contiene delle informazioni che potrebbero servirmi anche a distanza di tempo, come delle istruzioni o dei dati importanti.

Potete sfruttare le etichette di Gmail come meglio vi possono tornare comode per la gestione della vostra attività e affinare il vostro sistema personale nel corso del tempo. Ma una cosa ve la posso dare per certa: se iniziate ad usarle, non potrete più farne a meno!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.