Una volta stabilito il tipo di supporto di cui il cliente ha bisogno e messo a preventivo il servizio che andrò a fornirgli, la prima call operativa è fondamentale per impostare al meglio la collaborazione che ne seguirà.

Non basta decidere a livello teorico chi fa cosa, ma occorre pensare a tutte le procedure da mettere in atto. Può capitare che il cliente abbia già chiari in mente tutti i task da assegnarmi e mi dia istruzioni precise per realizzarli, oppure può non avere idea dei passaggi e degli strumenti specifici da condividere con me e allora, in questo caso, sono io a guidarlo.

Le prime cose pratiche da mettere a punto riguardano sempre il passaggio delle password – che si tratti della mail, del software di fatturazione elettronica o altro – e la modalità di archiviazione dei vari documenti condivisi in apposite cartelle. A seguire, ci accorderemo su tutte le altre procedure che mi permetteranno di svolgere al meglio i vari compiti che mi vengono affidati.

Un esempio pratico: impostare la gestione delle fatture

Se il cliente mi ha affidato la gestione della sua contabilità, dovremo stabilire dove e come andranno salvate le sue fatture di acquisto: me le invierà periodicamente tutte insieme o mano a mano che le riceve? Come dovrò categorizzarle nel file che andrò a curare per tenerne traccia? Quali voci utili al mio cliente dovranno comparire?

È importante stabilire insieme il metodo di archiviazione perché il cliente dovrà poi poter trovare facilmente ogni cosa all’occorrenza.  Ma anche decidere come compilare il file relativo alle fatture di acquisto è fondamentale, perché non è sufficiente inserire diciture e importi delle ricevute, ma sarà anche necessario segnalare la data in cui la fattura viene saldata e questo è un dato che mi deve necessariamente fornire il cliente. In questo caso, quindi, decideremo se preferisce ricevere la notifica di un mio promemoria – tramite, ad esempio, commento inserito sul file di Google Drive o Dropbox – oppure preferisce non essere disturbato tramite notifiche e piuttosto mi invierà di tanto in tanto una mail riepilogativa con i dati che mi occorrono.

Un ulteriore aspetto che deve essere vagliato in una prima call operativa riguarda il mio inserimento all’interno dell’eventuale team con cui dovrò interfacciarmi – ad esempio, se c’è una persona specifica che si occupa degli ordini – oppure se potrò interfacciarmi direttamente con il commercialista. In questo caso, il cliente dovrà introdurmi con una mail e darmi mandato ufficiale in questo senso.

Sono procedure che variano da un cliente all’altro in base alle sue esigenze e abitudini e che vanno impostate all’inizio per far sì che il cliente venga “disturbato” il meno possibile dal mio lavoro e io possa svolgerlo nel modo più autonomo ed efficiente possibile per essergli di supporto. Che è proprio il motivo per cui ci si rivolge a un’Assistente Virtuale!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.