Lavorare da remoto

La possibilità di lavorare da remoto è sicuramente uno degli aspetti più interessanti di questa professione, perché permette di risparmiare il tempo degli spostamenti, il carburante e lo stress del tragitto casa-lavoro, consentendoci di avere tanta flessibilità proprio perché siamo svincolate da un luogo preciso in cui svolgere la nostra attività. Anche quando abbiamo necessità di spostarci per motivi personali, in periodi di vacanza ad esempio, possiamo lavorare ovunque e questo è indubbiamente un vantaggio.

Dobbiamo comunque tenere in considerazione alcuni aspetti rispetto al luogo in cui scegliamo di lavorare e avere, idealmente, una postazione organizzata dove mantenere la concentrazione e soprattutto la riservatezza durante le call con i clienti. Se in casa non ci è sempre possibile, ci si può appoggiare a un coworking. E anche quando si è in trasferta è importante mantenere un alto livello di professionalità, in modo da non creare disagi per i nostri clienti.

Autonomia nella scelta degli orari di lavoro

Avere la massima flessibilità nell’organizzare il lavoro in base alla nostra agenda e agli impegni personali è uno dei grandi vantaggi dell’essere un’Assistente Virtuale. Occorre, però, la giusta disciplina per rispettare le scadenze e gli impegni presi con i clienti.

Possiamo scegliere in autonomia i nostri orari, a meno che non decidiamo di comune accordo col cliente di dedicarci al loro lavoro o di essere disponibili per loro in determinate fasce orarie.

Se decidiamo di lavorare la sera o nel weekend, perché ci è comodo per qualche motivo, consiglio comunque di programmare le e-mail in modo che arrivino ai clienti in orario da ufficio. Quindi, autonomia nella scelta degli orari assolutamente sì, però trovando sempre il giusto compromesso per lavorare col cliente.

Essere un’Assistente Virtuale significa adeguarsi alle esigenze del cliente per offrirgli i servizi di cui ha necessità. Se pensiamo possano esserci problemi di incompatibilità nella gestione degli orari di lavoro è meglio chiarirlo fin dall’inizio della collaborazione, così da evitare problemi nel tempo.

Possibilità di scegliere con chi vogliamo lavorare

Questo, secondo me, è uno degli aspetti più belli del lavoro autonomo: selezionare il tipo di cliente e di servizio da offrire. Se all’inizio può succedere di accettare un po’ di tutto perché abbiamo bisogno di fatturare e di fare esperienza, col tempo impariamo a capire quali sono gli ambiti in cui vogliamo specializzarci e con quale tipologia di cliente preferiamo lavorare.

La libertà di scelta è un benefit che aumenterà, quindi, con l’aumentare della nostra consapevolezza e ci permetterà di vivere in modo più sereno la nostra professione, selezionando sempre meglio clienti e mansioni.

Equilibrio tra lavoro e vita privata

Tutti gli aspetti elencati contribuiscono a creare un buon equilibrio tra lavoro e vita privata, grazie alla flessibilità che ci dà questa professione.

Occorre però prestare attenzione a un rischio tipico di tutti i freelance che lavorano da casa, quello di non riuscire a staccare dal lavoro ed entrare in un loop di continua attenzione all’infinita to do list di cose da fare.

Ecco perché è importante imparare a creare dei confini mentali quando si lavora da casa e la scrivania è letteralmente sempre a portata di mano. Quando si è dipendenti, una volta usciti dall’ufficio, lo stacco dal lavoro è netto fino al giorno successivo, cosa molto più difficile quando si lavora in casa. Delimitare spazi e orari dedicati al lavoro e alla vita personale è fondamentale e, se all’inizio della professione risulta difficile, con il tempo si può e si deve imparare per il proprio benessere personale, ma anche per garantire sempre una buona resa professionale senza rischiare di essere vittime dello stress da troppo lavoro.

Decidere quali servizi offrire

Per decidere quali servizi offrire occorre ragionare innanzitutto sulle nostre attitudini, in base alle nostre competenze, che siano quelle che abbiamo già o quelle che vogliamo acquisire. Offrire tanti servizi può sembrare una buona idea all’inizio per prendere più clienti di diverse tipologie, però è rischioso perché in realtà non ci fa emergere in nessun campo.

Sicuramente può valere la pena in un primo periodo fare dei test, metterci alla prova in vari settori e mansioni per capire se ci piacciono o meno. Però, io consiglio sempre di scegliere uno o al massimo due filoni in cui specializzarci, perché questo ci verticalizza e ci aiuta a essere riconosciute come esperte in quel settore specifico. Anziché fare tante cose in maniera sufficiente, magari ne facciamo meno ma in maniera eccellente e secondo me è sempre la scelta migliore. Io per prima, all’inizio, avevo inserito dei servizi che poi col tempo ho deciso di non offrire più perché non mi piacevano o non mi davano soddisfazione. Ho scelto poi di specializzarmi nei servizi di back office amministrativo e questo mi ha facilitato molto nella creazione di un branding più riconoscibile, dando così maggior valore alle mie proposte.

Stabilire le tariffe del proprio lavoro

Questo è sicuramente uno dei punti più problematici da affrontare all’inizio, quando non sappiamo ancora bene come posizionarci e non abbiamo ancora il riferimento chiaro di quanto tempo impiegheremo a svolgere i vari task che ci vengono assegnati.

Il mio consiglio è di partire dalle spese che abbiamo, quindi dai costi che dobbiamo sostenere (abbonamento a software, corsi di aggiornamento, hosting del nostro sito internet…), in modo da arrivare a definire quella che è la nostra tariffa oraria minima, quella al di sotto della quale non ci conviene neanche lavorare. In base a questa, poi andremo eventualmente a definire pacchetti di ore o prezzi a forfait.

In generale, se le mansioni sono ben definite, l’idea è quella di applicare delle tariffe orarie che possono essere vendute singolarmente o a pacchetti di ore. Quindi, quando le mansioni sono ben quantificabili, si può elaborare un prezzo mensile che le includa.

Ci sono poi ovviamente altre valutazioni da fare. Ad esempio, si tratta di un lavoro continuativo con tante ore mensili durante tutto l’anno? In questo caso, possiamo decidere di applicare uno sconto alla tariffa di partenza.

Ogni preventivo andrà elaborato prendendo in considerazione vari elementi che cambiano di volta in volta in base alle richieste dei clienti, ma è importante aver stabilito chiaramente la cifra al di sotto della quale non ci conviene lavorare.

Dove trovare i clienti

Sono convinta che i clienti si debbano cercare sia online che offline. Online sicuramente dobbiamo avere la nostra presenza e dobbiamo renderci visibili ai clienti, attraverso il nostro sito e i social, che sono il nostro biglietto da visita virtuale. Se possibile, dobbiamo cercare di crearci una community online fatta di collaboratori, fornitori, altri freelance come noi e, di conseguenze, potenziali clienti.

È importante, però, essere attive anche offline perché le conoscenze personali aiutano tanto. Possiamo verificare se nella nostra città ci sono associazioni di categoria, gruppi, eventi di formazione che ci possono servire per conoscere professionisti di altri settori o, in generale, ampliare le nostre conoscenze. Per me, la partecipazione alla Rete al Femminile o ai Toastmasters è stata fondamentale per formarmi come persona e come professionista, ma anche per fare networking che si è rivelato molto utile per la mia attività di Assistente Virtuale.

Quali strumenti usare

In base alle mansioni in cui abbiamo scelto di specializzarci, occorre scegliere gli strumenti adatti a gestire più progetti contemporaneamente e a monitorare il lavoro che facciamo. Non solo perché ci permettono di capire quanto fatturare al cliente, ma perché possono agevolare il nostro lavoro quotidiano.

Gli strumenti base di qualsiasi AV sono quelli dedicati alla condivisione e collaborazione online con i nostri clienti, come Dropbox o Google Drive. Ci sono poi gli strumenti di time tracking, come Toggl, per il monitoraggio del nostro lavoro, fondamentali quando vendiamo pacchetti con tariffa oraria e non solo. E poi consiglio di scegliere uno strumento di project management come Trello o Asana per aiutarci con l’organizzazione del lavoro. Inizialmente può non sembrare necessario, perché magari abbiamo pochi clienti da gestire, ma quando il lavoro aumenta un tool di project management diventa un alleato prezioso, soprattutto per monitorare le scadenze.

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.