Chiara Battaglioni è una espertissima Professional Organizer ed è il mio punto di riferimento per tutto quel che riguarda l’organizzazione del lavoro. Nel tempo, ho avuto modo di chiederle delle consulenze e mi hanno sempre aiutata a fare chiarezza su procedure e strumenti, aiutandomi a strutturare dei flussi maggiormente ordinati ed efficienti. Ho avuto anche il piacere di collaborare a una puntata del suo podcast in cui abbiamo spiegato la differenza tra PO e AV. Chiara ha la capacità di rendere l’organizzazione una cosa alla portata di tutti, senza metodi precostituiti validi per tutti, ma fornendo approfondimenti e opzioni tra cui trovare il metodo migliore per sé stessi.

Noi Assistenti Virtuali spesso abbiamo l’ufficio in casa. Agli inizi capita, però, di non poter disporre di uno spazio fisico dedicato. Come conciliare in casa gli spazi del lavoro con gli spazi personali?

Lo spazio fisico intorno a noi ha un impatto sul modo in cui lavoriamo e sulla gestione delle nostre risorse limitate (tempo, energie, attenzione).

Se non hai la possibilità di dedicare uno spazio completamente al lavoro, che sia una stanza (il top) o una scrivania in uno spazio condiviso (comunque già un’ottima soluzione), potresti valutare l’idea di avere un “ufficio in scatola”.

Prendi una scatola abbastanza grande, ad esempio una di quelle che si usano per il cambio di stagione nell’armadio, e usala per raccogliere tutti gli oggetti necessari al tuo lavoro: computer, carica batterie, agenda, un blocco per scrivere, penne, mouse, cuffie e quanto utilizzi ogni giorno per lavorare. In questo modo, anche se lavori dal tavolo della cucina, sarà sempre veloce riordinare e ripristinare la sua funzione originale quando è ora di pranzare (no, non si mangia davanti al computer).

Parliamo anche di spazi personali in termini di tempo. Lavorando da casa è più difficile “staccare” dal lavoro per dedicarsi ad altro. Può capitare di essere coinvolte nel lavoro H24. Hai qualche consiglio su come provare a separare i tempi della sfera privata dai tempi del lavoro?

Non ci sono regole precostituite, che vanno bene per chiunque, ma ti consiglio di progettare e definire prima i tuoi limiti. La parola limite per me è bellissima, perché traccia un confine ma non è una gabbia: il limite può essere modificato, ampliato, ridotto, aperto, chiuso.

E aggiungo che nel disegnare la tua settimana di lavoro ottimale dovresti tenere in conto anche dei tuoi livelli di energia (se non lo hai ancora fatto ti invito ad approfondire la conoscenza che hai del tuo cronotipo): cerca di progettare, per quanto ti è possibile, una routine e degli orari che tengano conto non solo delle esigenze personali tue e della tua famiglia, ma anche dei picchi di energia da dedicare a quelle attività più dispendiose in termini di impegno e concentrazione, da fare quando l’energia è più alta.

Disegna la tua settimana modello su un foglio di carta e testala sul campo: funziona? Devi fare degli aggiustamenti? E un po’ alla volta trova e rispetta (ricorda il limite) il tuo ritmo.

L’avvio di un’attività in proprio come l’avvio di qualsiasi grande progetto può spaventare per la quantità e varietà di cose da fare. Hai consigli su come affrontare la cosa?

Una cosa alla volta. Sembrerà banale ma è la base dell’organizzazione: scegliere. Non puoi fare tutto e non puoi fare tutto contemporaneamente, quindi prima fai amicizia con questa cosa e meglio è.

Sapevi che per tantissimo tempo, nella lingua inglese, non esisteva il termine plurale “priorities” ma solo il singolare “priority”? Questo perché l’origine della parola priorità, dal latino, è “prior” che significa “mettere davanti”. Immaginati una coda di persone, una sola può stare in testa: anche la tua attività sarà così. Una priorità avrà la precedenza, una alla volta e, di volta in volta, sarai tu a scegliere quale sarà.

Uno degli strumenti alla base del lavoro di Assistente Virtuale è l’agenda. Che tipo di agenda secondo te è più funzionale?

La prima scelta da fare è sul supporto: cartaceo o digitale. Ci sono vantaggi in entrambi i casi e la scelta dipende dal tipo di utilizzo che ne farai.

Il cartaceo è più immediato, la scrittura a mano dà concretezza e forma fisica ai tuoi pensieri, potresti volerla integrare con altre informazioni (es. tracciamento delle abitudini, ispirazioni personali, appunti e mappe mentali su cui riflettere a inizio o fine mese).

Il digitale ha dalla sua la grande facilità di condivisione delle informazioni (con i tuoi clienti e/o con la tua famiglia) ed è più facilmente “trasportabile” perché è un’app sui tuoi dispositivi e può essere integrata con altri strumenti (ad es. un’applicazione per prendere appuntamenti conoscitivi con potenziali clienti come Calendly o per programmare direttamente la videochiamata con Meet o Zoom).

In entrambi i casi, ti invito a non confondere il calendario, ovvero l’agenda, con la lista delle cose da fare: il primo serve per le attività con uno specifico riferimento temporale, le seconde per tutto il resto. Confondere i due strumenti rischia di generare confusione nelle tue attività.

Se dovessi dare un solo consiglio a chi è agli inizi della sua attività quale sarebbe?

Conosci come funziona il tuo strumento di lavoro n.1 ovvero la tua Partita Iva. Non puoi demandare al commercialista la conoscenza del tuo business, per cui chiedigli di insegnarti a capire come funziona il tuo regime fiscale, la tassazione, l’emissione delle fatture e a mantenere alta l’attenzione su costi e ricavi.

Voglio darti questo suggerimento poco ispirazionale e molto pratico perché ho incontrato troppe freelance partite in quarta con le idee di business e la comunicazione (per carità, servono anche loro, eh!) ma senza prima ragionare su come rendere il tutto sostenibile e implementabile, un passo alla volta.

Perché quello che ti accingi a fare non sono i 100 metri, ma una maratona. Una delle più gratificanti però!

Per approfondire gli argomenti trattati e rimanere in contatto con Chiara:

Sito www.chiarabattaglioni.it

Instagram @chiarabattaglioni

Podcast Work Better

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.