Cosa può fare un’Assistente Virtuale per una Srl
In questi ultimi anni la grande maggioranza del lavoro svolto come back office amministrativo mi è stata affidata da liberi professionisti. Ho sempre lavorato anche con le Srl, ma occupandomi principalmente di altri aspetti e solo in minima parte dell’amministrazione. Da quest’anno, invece, ho iniziato ad occuparmi anche del back office amministrativo di alcune società Srl, affrontando così una sfida nuova e molto stimolante come Assistente Virtuale.
La principale differenza nella gestione dei documenti fiscali di una società rispetto a quelli di un freelance consiste nel maggior numero di adempimenti di cui tener conto e, di conseguenza, occorre un metodo di lavoro più rigido e articolato per non rischiare di tralasciare nulla.
Mi è capitato spesso di essere inserita in flussi di lavoro già esistenti, ma recentemente ho avuto la fortuna di potermi affiancare al progetto di una Srl fin dalle prime fasi, dal passaggio di un professionista in regime forfettario, alla creazione di una società in regime fiscale ordinario. Questo ha comportato l’impostazione di tutto il nuovo sistema amministrativo da zero, in particolare la definizione insieme al commercialista delle modalità di comunicazione delle varie informazioni. L’obiettivo è stato quello di rendere il lavoro più fluido possibile, per me che faccio da tramite tra la società e il commercialista, per il commercialista stesso che dovrà occuparsi delle varie pratiche fiscali e, ovviamente, per il cliente.
In questo caso il cliente ha deciso di delegarmi il più possibile la parte di gestione dei documenti fiscali: non voleva imparare a farlo e poi delegare, ma voleva una persona di fiducia a cui affidare il tutto, tanto da non voler essere tenuto in copia nelle mail tra me e il commercialista, ma essere interpellato solo se necessario. Questa totale autonomia facilita il mio lavoro, perché posso impostare liberamente i meccanismi di comunicazione, e allo stesso tempo implica una grande responsabilità, che mi sprona ad essere ancor più attenta e precisa.
La compilazione della prima nota per gli adempimenti fiscali di una società
Come dicevo, rispetto alla gestione delle fatture di un freelance, gli adempimenti e le comunicazioni da fare al commercialista per una Srl sono maggiori. Ad esempio, mi occupo di compilare la “prima nota” mensile, un documento dove annoto entrate e uscite della società: raccolgo gli estratti conto della banca, della carta di credito, PayPal, Stripe, ecc. e verifico i vari addebiti in modo che corrispondano alle varie fatture di acquisto che abbiamo ricevuto, sollecito eventuali fatture mancanti, controllo che le intestazioni siano corrette.
Segnalo poi le varie spese aggiuntive (le imposte di bollo, il canone del conto corrente, commissioni varie) e tutte le voci che possono risultare non chiare in modo da esplicitarle nella “prima nota”. Nel file vado a indicare quindi i vari importi, la data e a cosa si riferiscono, in modo che il commercialista abbia sempre ben chiaro di cosa si tratta.
In alcuni casi abbiamo anche le autofatture da considerare, per esempio quando un fornitore extra UE ci fa una fattura per cui la società deve emettere un’autofattura corrispondente.
Ci sono poi la gestione degli acquisti ed eventuali note spese da parte dei soci della Srl: scontrini, biglietti del taxi, ristorante, ecc. spese che devono avere un giustificativo cartaceo per essere rimborsate dalla società.
Questo lavoro relativo alla riconciliazione degli estratti conto e all’organizzazione delle varie fatture ricevute e delle spese sostenute, non solo è di fondamentale importanza per la corretta gestione fiscale della società, ma è anche una traccia preziosa per verificarne periodicamente la sostenibilità finanziaria. È per questo che mi rende orgogliosa svolgerlo con cura giorno dopo giorno!
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