Lavorando da anni sia con professionisti che con piccole imprese, ho avuto modo di osservare come il processo decisionale che porta a instaurare una nuova collaborazione abbia spesso delle caratteristiche comuni. Si parte sempre da un’esigenza di delega che può essere motivata con la necessità di liberare del tempo, con la crescita della mole di lavoro o con la necessità di un aiuto specializzato in modo verticale su alcune mansioni specifiche.

Se in una grande azienda ognuno ha il proprio compito, in base al reparto di competenza, nel caso delle piccole imprese di professionisti capita spesso che un’unica figura debba assumersi più compiti, molti dei quali non sono quelli strategici per l’impresa stessa. La gestione amministrativa, ad esempio, è imprescindibile ma non ha lo stesso valore strategico rispetto allo sviluppo di nuovi prodotti o servizi, alla ricerca di nuovi clienti o di nuove partnership.

Capire quali mansioni si possono delegare ad altri costituisce il primo passo per dare avvio alla ricerca di una nuova collaborazione. Il passo successivo consiste nel fare una serie di riflessioni sul tipo di figura professionale a cui delegare il lavoro, scegliendo tra l’assunzione di un dipendente oppure l’incarico a un collaboratore esterno, come è il caso di un’Assistente Virtuale. Non esistono risposte valide in assoluto, ma valutazioni da fare in base alle proprie esigenze e possibilità organizzative.

Assumere un dipendente per avere continuità e maggior controllo del lavoro

In generale, se abbiamo bisogno di una persona che lavori per noi quotidianamente per tutto il giorno, è molto probabile che a livello di puro costo ci convenga assumere un dipendente. Un collaboratore esterno non potrebbe comunque lavorare per noi in modo esclusivo, perché si tratterebbe di una “finta partita iva” e, in questi termini, si configurerebbe come un rapporto di lavoro non consentito dalla legge.

Assumere un dipendente può essere rassicurante quando diamo molta importanza al controllo sul lavoro svolto e all’integrazione all’interno del contesto e delle policy aziendali, o quando dobbiamo tenere conto dell’utilizzo di server, programmi o strumenti specifici in uso nella nostra azienda. Inoltre, qualora sia necessaria una formazione specializzata, l’assunzione di un dipendente può rappresentare un investimento per il futuro.

Il vantaggio della flessibilità di un’Assistente Virtuale

La collaborazione con un’Assistente Virtuale garantisce flessibilità, perché può non essere continuativa, ma attivata solo in base alle necessità (per task specifici, per affrontare picchi di lavoro, in vista di scadenze importanti, ecc.). Se non abbiamo necessità di una persona che lavori per noi in modo continuativo, l’Assistente Virtuale può essere la scelta migliore perché ci permette di evitare i costi di assunzione e di gestione del personale (malattie, ferie, contributi).

Il rapporto con un collaboratore esterno ha il vantaggio della flessibilità anche nel caso negativo in cui la collaborazione non soddisfi le aspettative: è più facile interromperla rispetto al licenziamento di un dipendente. Questa è una valutazione da fare in base anche alla nostra propensione al rischio.

La maggior flessibilità è interessante anche dal punto di vista delle competenze, perché potremmo cercare un’Assistente Virtuale con competenze verticalizzate rispetto alla mansione che vogliamo affidarle.

Parlando di costi, avendo in mano le tariffe di un’Assistente Virtuale, potremo verificare quanto ci costeranno le sue ore di lavoro e un consulente del lavoro potrà facilmente paragonare quel costo a quello di gestione di un dipendente per le stesse ore. Molte Assistenti Virtuali, oltre alle tariffe orarie propongo anche forfait mensili, per singolo progetto o mansione, per cui si possono valutare anche queste opportunità, che spesso economicamente sono le più vantaggiose. In questa fase decisionale, quindi, il mio consiglio è quello di chiedere più preventivi, perché in base alla specializzazione, all’esperienza e alla disponibilità oraria, le tariffe delle AV possono variare anche molto.

Nella scelta di un’Assistente Virtuale la prima domanda da farci è se siamo disposti a collaborare con qualcuno che lavora con più clienti e quindi potrebbe non essere disponibile quando voglio. In quanto freelance, l’Assistente Virtuale si gestisce in maniera autonoma e organizza al meglio il lavoro per più clienti in modo da soddisfare le varie esigenze, ma spesso senza un vincolo di orario. Io, per esempio, ho scelto di accettare solo mansioni che possono essere svolte in modalità asincrona e non offro il servizio di supporto immediato. Stabilisco con i miei clienti delle scadenze per ogni mansione, le pianifico e le rispetto. Ma ci possono essere anche delle AV che danno disponibilità a lavorare in determinate fasce orarie sempre per lo stesso cliente, quindi anche in questo caso si tratta di fare una ricerca rispetto alle nostre esigenze specifiche.

Per quanto riguarda il controllo del lavoro svolto, fa parte della professionalità dell’Assistente Virtuale organizzare un sistema di comunicazione con il cliente che lo aggiorni periodicamente sullo status di avanzamento lavori. Attraverso l’uso di tool di project management condivisi, recap e call di aggiornamento periodiche il cliente può facilmente verificare le attività delegate all’AV.

Infine, uno dei dubbi che si possono avere nella scelta di rivolgersi a un collaboratore esterno riguarda l’integrazione all’interno della visione aziendale. Per esperienza posso affermare che, se c’è la volontà, basta coinvolgere il professionista nelle riunioni di team, nei brief e allineamenti aziendali, per far sì che possa dare il suo contributo e si senta parte dell’impresa a cui presta servizio. Questo per me è un aspetto davvero importante e penso sia il valore aggiunto che posso garantire alle aziende con cui collaboro felicemente da anni.

Valutare le mansioni

Oltre alla mole di lavoro e ai costi, un’altra riflessione da fare importante riguarda le mansioni che vogliamo delegare. Se, ad esempio, abbiamo necessità di una persona che si occupi di customer service in determinati orari, la scelta di un’Assistente Virtuale diventa più specifica, perché non tutte offrono un servizio di disponibilità oraria fissa.

La scelta migliore si fa, anche in questo caso, sulla base di valutazioni precise: abbiamo esigenza di orari fissi tutti i giorni o in alcuni momenti della settimana? Esistono delle Assistenti Virtuali che danno questa possibilità? Quanto ci costa questa persona per le ore necessarie? Quanto ci costerebbe, invece, un dipendente? Preferisco vincolarmi a un dipendente o prediligo la flessibilità di rapporto con un collaboratore esterno?

Sono riflessioni che dobbiamo riunire in un unico puzzle e per ogni professionista o imprenditore la visione delle singole parti e dell’insieme è diversa. Ma con un’attenta valutazione si può sicuramente trovare la soluzione migliore per le nostre esigenze!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.