Qualsiasi sia il motivo che ci porta ad interrompere il rapporto di lavoro con un cliente, il mio obiettivo è sempre concludere la collaborazione nel migliore dei modi.

Se sono io a prendere questa decisione, la prima cosa che faccio è dare il preavviso almeno di un mese, per rispettare i tempi tecnici che servono per un buon passaggio di consegne. In ogni caso, appena riesco preallerto il cliente per cercare di creargli il minor disagio possibile. Nel corso dello scorso anno, ad esempio, ho avvisato già in estate un cliente del fatto che lo avrei seguito solo fino a dicembre, in modo da dargli tutto il tempo per cercare una sostituzione. A quel punto, offro volentieri il mio aiuto per suggerire contatti di altre colleghe Assistenti Virtuali o per aiutare nella ricerca della persona che dovrà sostituirmi.

Quando si avvicina la conclusione della collaborazione, controllo che tutte le cartelle condivise siano in ordine. Per quanto cerchi sempre di tenere gli archivi aggiornati mentre lavoro, può capitare nella fretta di non rinominare un file nel modo corretto o non inserirlo nella giusta cartella. Nell’ultimo mese di mia competenza cerco, quindi, di verificare che tutto sia in ordine e al posto giusto.

Controllo che gli eventuali vademecum operativi siano aggiornati oppure creo un apposito file di recap che sia utile e comprensibile per chi subentrerà. Propongo anche una call con la persona che mi dovrà sostituire per il passaggio di consegne, in cui spiego come sono stati archiviati i documenti, quali procedure ho osservato e tutto ciò che può essere utile per prendere in mano il lavoro e portarlo avanti. Suggerisco di registrare questa call, in modo che possa fungere da promemoria all’occorrenza.

Infine, resto a disposizione per il periodo successivo qualora delle informazioni fossero sfuggite al passaggio di consegne o sorgessero dei dubbi. Se si tratta di richieste spot nessun problema, se invece servisse un’ulteriore consulenza o un supporto prolungato nel tempo, propongo una tariffa per aiutare a formare la nuova risorsa.

Per tutto quello che riguarda le informazioni personali e sensibili condivise con il cliente, al termine del rapporto di lavoro mando una mail in cui ricordo di modificare le password, togliermi gli accessi e cancellare eventuali utenze create appositamente per me. A quel punto, se anch’io avevo memorizzato dei dati di accesso sul mio LastPass vado a eliminare le informazioni.

Utilizzando nella maggior parte dei casi Google Drive per la condivisione dei documenti con i clienti, verifico la proprietà delle cartelle. Se il cliente aveva creato un’utenza appositamente per me all’interno del suo spazio Google Workspace (che è la soluzione ideale!), non c’è problema perché tutto ciò che vi è salvato rimane di sua proprietà. Con i clienti che non utilizzano Workspace bisogna, invece, verificare la proprietà di ogni file ed eventualmente trasferirla, se risulta in capo a me, e il cliente dovrà accettare la proprietà per ogni singolo file. In questo caso, quando i file sono troppi, per velocizzare l’operazione scarico tutto, creo degli zip folder suddivisi per tipologia di file, glieli invio e, dopo aver avuto conferma di ricezione da parte del cliente, a quel punto posso eliminare tutto dal mio Drive.

Tengo in archivio i file operativi relativi al lavoro per quel cliente per un annetto circa, cancello poi tutto e conservo solo i documenti burocratici e contrattuali per dieci anni, oltre ovviamente le fatture.

Sono convinta che anche in questa fase in cui la collaborazione volge al termine sia importante fornire un servizio efficiente e attento alle esigenze del cliente. Lasciare un buon ricordo della nostra professionalità, oltre che della nostra persona, non costa nulla ma vale molto!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.