Trovare l’assistente virtuale giusta richiede tempo ed energie.  Sì.. lo so che il tuo problema più grande è la mancanza di tempo”, ma ti assicuro che quello che investirai nella ricerca ti tornerà moltiplicato una volta trovata la persona giusta!

Ci sei quasi, hai deciso che devi assolutamente delegare parte del tuo lavoro a un’assistente virtuale per riuscire a concentrarti sugli aspetti centrali della tua attività e perché no.. anche riappropriarti dei tuoi spazi di vita quotidiana.

Hai già superato quel pensiero che ti bloccava: “nessuno può farlo bene come me” (di cui ho parlato in questo articolo).

Hai anche già preparato un elenco di attività che vorresti delegare il prima possibile. Fantastico!

Ora viene il bello: come trovare l’assistente virtuale giusta per te?

L’obiettivo è quello di trovare il giusto mix di competenze, personalità e affinità di carattere…

Mi piacerebbe tanto poterti dare una ricetta magica, ma ahimé non ce l’ho!!

Però qualche consiglio in base alla mia esperienza, vorrei lasciartelo.

Cosa cerchiamo in un’assistente virtuale?

Con l’elenco delle attività che desideriamo delegare, possiamo stabilire quali competenze tecniche deve avere la persona che ci dovrà affiancare.

Altra cosa molto ma molto importante… dobbiamo capire quali caratteristiche cerchiamo in un collaboratore, in questo caso in un’assistente virtuale, che lavora a distanza e con cui comunicheremo principalmente online.

Quando il progetto è breve e circoscritto, non è di fondamentale importanza che la persona in questione ci stia pure simpatica. Se ha le competenze per fare quello di cui abbiamo bisogno, ce ne hanno parlato bene, e rientra nel nostro budget, allora è tutto ok.

Ma se quella che cerchiamo è una collaborazione prolungata nel tempo che riguardi vari aspetti del nostro business, allora occorre fare un’analisi un pochino più approfondita per capire con chi vogliamo entrare in contatto.

Probabilmente ci occorre trovare una persona di cui fidarci totalmente, che ci appoggi, che remi dalla nostra parte e che, in un certo senso, entri a far parte del nostro team.

Siamo esseri umani. Con qualcuno ci troviamo bene, con altri no. Se dobbiamo lavorare a stretto contatto (seppur solo virtuale) è utile fare qualche considerazione.

• Cerchiamo una persona schietta e diretta, senza peli sulla lingua? Oppure una persona più diplomatica che comunichi in maniera più soft?
• Ne vorremmo una super veloce? Oppure una che lavori più lentamente ma con maggior attenzione ai dettagli?
• Deve essere sempre disponibile telefonicamente? O almeno in particolari fasce orarie? Oppure non importa, l’importante è che risponda ai nostri messaggi entro la giornata lavorativa?
• Ne cerchiamo una che una volta spiegato come si fa, va avanti fino alla fine e poi ci presenta il lavoro finito, oppure ci piacerebbe che ci aggiornasse man mano che il lavoro procede?

Tutte questi dettagli sono in realtà elementi importanti per definire con chi vogliamo o non vogliamo collaborare e ci aiuteranno ad impostare una relazione lavorativa più o meno efficace e soddisfacente.

Definito tutto quello che desideriamo trovare in un collaboratore, evidenziando anche cosa non vogliamo assolutamente, possiamo passare dalla teoria alla pratica.

La ricerca vera e propria.

1. La prima ricerca da fare è sondare le nostre conoscenze dirette. Magari conosciamo già qualcuno che si occupa di quello che ci serve. Questo ci faciliterebbe il compito poiché a livello “personale” sapremmo già se fidarci o meno, se ci piace oppure no.
2. Se questa prima ricerca non dà frutti, allora chiediamo alle nostre conoscenze, se a loro volta hanno qualcuno da consigliarci.
   Anche in questo caso, una grossa parte di lavoro ci verrebbe risparmiata.. se qualcuno si prende la responsabilità di fare il nome di un’altra persona, vuol dire che ci ha già lavorato (o conosce qualcuno che è stato suo cliente) e si è trovato benissimo e/o può garantire sulla sua integrità e professionalità, quindi si fida. Buon segno!
3. Se anche questa ricerca si rivela infruttuosa, allora dobbiamo attivamente cercare noi su Google o Linkedin, oppure pubblicando “annunci” sui nostri profili social oppure all’interno dei gruppi di Facebook che frequentiamo abitualmente.

In questo ultimo caso potrebbe succedere di ricevere tante candidature.

La selezione.

Com’è la candidatura? Professionale? Arraffazzonata? Contiene (aaaarghh) errori di ortografia? Contiene le informazioni che avevamo richiesto nel testo del nostro annuncio? Ha i requisiti richiesti?

Analizza anche la sua presenza online. Il suo sito, il blog, i profili social, ti sembra tutto coerente con la presentazione che ti ha inviato? Ha un’immagine professionale? Ti ispira fiducia?

Fatta questa prima scrematura, rimarrà qualche candidata con cui potremo fissare un incontro di persona, al telefono o via Skype a seconda delle situazioni.

Prime impressioni.

Prestiamo attenzione agli scambi di email o messaggi che ci saranno per accordarci riguardo all’incontro.

Prendiamo nota di come si comporta la persona in questione e come si rivolge a noi. In questo momento noi siamo suoi “potenziali clienti”. Questo è indice di come lei potrebbe rapportarsi con i nostri potenziali clienti, nel caso le sue mansioni includano anche il customer service ad esempio.

Anche durante la call o il meeting facciamo attenzione non solo a cosa ma anche a come lo dice.

Certo, abbiamo tutti presente nel mondo tradizionale del lavoro, il classico colloquio tra selezionatore e candidato.

Ma qui è un po’ diverso.

Parlando di assistenti virtuali, come libere professioniste, stiamo parlando di persone che hanno avviato e gestiscono una propria attività. Sono imprenditrici di sé stesse.

Noi stiamo cercando un’assistente che collabori con noi, NON una dipendente.

Lei ovviamente vorrà fare una buona impressione su una potenziale cliente (noi) ma allo stesso tempo cercherà di capire se la collaborazione può funzionare.

Anche lei gestisce la sua attività. Una professionista, conosce sé stessa, i propri punti di forza,  i propri limiti e/o le proprie preferenze. Cercherà di capire se con le sue competenze e la sua esperienza potrà effettivamente fornire un ottimo servizio per una collaborazione efficace e soddisfacente per entrambe.

Il rapporto è molto più alla pari, rispetto a quello classico tra datore di lavoro e dipendente.  Si tratta davvero di una collaborazione, in cui entrambe le parti desiderano “crescere”.

Io, cliente, ho bisogno di delegare parte del mio lavoro per poter concentrarmi sulla parte centrale del tuo business e di conseguenza crescere. Lei, assistente virtuale, cerca di fornire il miglior supporto possibile affinché la sua cliente cresca, perché se cresce la cliente, cresce anche lei. Una cliente soddisfatta è sempre la pubblicità migliore.

Ecco perché a mio parere, una persona evidentemente proattiva, in grado di proporre migliorie e collaborare insieme per migliorare le cose e con cui mi trovo a mio agio dal punto di vista caratteriale, ha sempre un sacco di punti in più.

Quindi, in sintesi, il processo che ti consiglio di seguire include un po’ di analisi e ricerca il tutto condito da una buona dose di intuito.

Potrebbe essere necessario un po’ di tempo, ma delegare ad un’assistente virtuale equivale a investire nella tua attività (ne ho parlato anche in questo articolo). È un investimento che restituirà più tempo per te e maggior produttività per il tuo business, per questo penso che valga la pena impegnarsi per trovare la persona giusta, non credi anche tu?

Fammi sapere cosa ne pensi, lasciami un commento.

Antonella

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Lavoro con professionisti/e, imprenditori e imprenditrici. Li affianco nella gestione di amministrazione e burocrazia, così possono recuperare tempo prezioso da dedicare alle parti più strategiche (ma spesso più trascurate) della loro attività. Aiuto chi desidera avviare la professione di assistente virtuale con consulenze e percorsi di mentoring.