Come scegliere cosa posso delegare.

È diventato oramai per me un mantra e nella mia professione, uno dei miei compiti è appunto valutare cosa è possibile delegare e cosa invece è necessario fare di persona.

Questo perché essere multitasking spesso è una necessità, ma non deve essere un’abitudine, perché a lungo andare limita le tue energie senza permetterti di svolgere al meglio i tuoi compiti, ne parlo un po’ anche in Multitasking come evitarlo nel lavoro.

Perché scegliere di delegare.

Soprattutto per noi donne, avere una vita da acrobate è quasi la normalità e non necessariamente perché l’uomo non è in grado di fare lo stesso, ma invece perché fa parte del nostro “io” pensare sempre che “nessuno può farlo meglio di me”.

E questo mi fa dire che chi non è capace di delegare non lo fa né sul lavoro, né nella vita privata.
Però c’è un MA …grande come una casa!
Per migliorare la propria qualità di vita e anche quella professionale, è importante riuscire a farsi da parte e chiedere aiuto.

“Qualunque sia il ruolo o l’attività che svolgi, accentrare su di sé tutta le responsabilità trasmette indirettamente un senso di incapacità e anche di insicurezza e sfiducia nei confronti degli altri”

Inoltre si attivano un turbinio di azioni, attività, avvenimenti che portano ad esaurirti …del resto anche tu come me sei un essere umano e come tale hai bisogno di aria, acqua, cibo, riposo, hai bisogno di stare bene fisicamente e mentalmente e non lo puoi fare se sei assorbita completamente dalle mille cose che hai da fare.

Ricorda sempre che non è importante solo FARE FARE FARE… serve qualità in quello che si fa e la qualità si raggiunge prendendosi i tempi giusti per ogni cosa soprattutto per pensarla!

Come scegliere le attività da delegare.

Partendo da quanto già scritto, dobbiamo avere le idee molto chiare sulle attività che svolgiamo …tutte le attività, dalle telefonate alle email, dai preventivi alla progettazione, ecc.

Con questa lista, come già suggerito evidenzia quali sono le attività che puoi fare solo tu, o almeno quelle che credi di poter fare solo tu.

Bene se hai già fatto queste due cose possiamo passare alla fase successiva che ti potrebbe aiutare a valutare se quanto hai pensato fino ad ora è corretto o da modificare. Per questo ti sottopongo 3 domande alle quali dovrai rispondere in tutta sincerità 🙂 :

Qual è la cosa peggiore che potrebbe succedere?

 

Chiediti cosa potrebbe accadere se la persona a cui hai delegato non porta a termine il compito assegnato o commette degli errori.

Se ti poni questa domanda ciascuna attività che ritieni di poter delegare, potresti scoprire che questa è talmente cruciale che nessun errore può essere ammesso… cosa significa? Devi riconsiderare l’opportunità di delegarla.

Oppure potresti renderti conto che il rischio non è così elevato come si credeva inizialmente e che comunque è possibile rimediare in ogni caso.

Cosa posso perdere se NON delego e cosa invece posso guadagnare se delego?

 

In questo caso dovresti mettere nero su bianco vantaggi e svantaggi…ma intendo proprio fare una lista scritta dei vantaggi e degli svantaggi della delega confrontandola con la non delega.

La valutazione da fare è in termini di:

  • Tempo
  • Opportunità
  • Risultati

ecc..

Con queste valutazioni potresti renderti conto di quanto fino a quel momento tu abbia avuto la tendenza a sovrastimare gli svantaggi della delega e al contempo a sottostimarne i vantaggi.

Ma da qui ad un anno cosa accadrà se continuo a lavorare in questo modo?

 

Devi ampliare la prospettiva temporale.
Partendo dal pressupposto che nel breve termine si fa prima a fare tutto da soli…cosa succede se consideri la stessa cosa nel lungo termine? Come potrebbe cambiare lo scenario a 6-12-24 mesi?

Anche questa domanda è molto importante perché ti aiuta a fissare i tuoi obiettivi, a capire dove vorresti arrivare e dunque focalizzare su cosa puoi fare per arrivarci.

Il giusto tempo anche per delegare.

La scelta della persona è fondamentale come la scelta dei tempi per attivare e strutturare il processo di delegare.

Bisogna considerare che non è solo decidendo di delegare che “si parte”, si tratta di un vero e proprio processo da organizzare, controllare e correggere.

Un consiglio che posso darti è di procedere a piccoli passi. Iniziare a delegare partendo dalle attività più semplici per poi affidare attività di responsabilità crescenti. In questo modo si instaura un rapporto di crescente fiducia oltre che di conoscenza e questo contribuisce a sedimentare il rapporto di collaborazione.

Importante fissare momenti di feedback ed allineamento sulle attività, in modo da verificare insieme se quanto previsto da entrambe le parti va bene oppure se da modificare.

Ti lascio ora con un proverbio cinese, che trovo molto calzante in questo momento:

“Se vuoi un anno di prosperità, fai crescere il grano;
Se vuoi dieci anni di prosperità, fai crescere gli alberi;
Se vuoi cent’anni di prosperità, fai crescere le persone”

Buona lettura!

Antonella Cafaro 🙂

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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