Organizzare bene il lavoro da fare quotidianamente è fondamentale quando si devono gestire numerosi task che prevedono scadenze tassative. Nel mio caso di Assistente Virtuale specializzata in servizi di back office amministrativo, significa gestire una to do list piena di termini di pagamento, fatturazione e invio documenti, oltre a numerosi altri compiti che i clienti mi assegnano ogni giorno.

Come decido cosa fare per prima cosa al mattino quando mi siedo alla scrivania?

Innanzitutto, la mia giornata parte sempre dall’analisi, cliente per cliente, delle scadenze che non sono assolutamente prorogabili, ovvero di tutti quei task che devono essere svolti entro una certa data. Per il tipo di lavoro che svolgo mi riferisco principalmente alle scadenze contabili e fiscali.

Ad esempio, per alcuni clienti che hanno l’obbligo di fattura elettronica, questa deve essere emessa tassativamente entro 12 giorni dall’incasso e, in base a questa indicazione, inserisco in agenda la fatturazione da produrre verificandone quotidianamente i termini. Di solito utilizzo un file condiviso col cliente in cui ritrovo gli incassi con la relativa data inserita dal cliente stesso e, di conseguenza, so entro quanto tempo dovrò emettere la fattura. In altri casi verifico direttamente io gli incassi tramite home banking. Non aspetto l’ultimo giorno disponibile per segnare il task in agenda perché se la scheda anagrafica del nominativo a cui fatturare non fosse presente, dovrei prima inserirla e, facendolo, può capitare che il codice fiscale o la partita iva che mi hanno comunicato siano errati. Con l’esperienza ho imparato che è sempre meglio tenere un po’ di margine per far fronte a eventuali informazioni mancanti o disguidi!

Anche quando devo comunicare per conto di un cliente l’importo delle ritenute da versare, devo farlo in un momento preciso, perché entro il 16 di ogni mese il commercialista dovrà mandarci l’F24 da pagare con l’importo relativo alle ritenute del mese precedente. Quindi, anche in questo caso c’è una finestra di tempo specifica da considerare.

Nel caso, invece, di clienti che sono svincolati dall’emissione immediata della fattura rispetto al momento dell’incasso, so che dovrò emettere fattura in un determinato periodo stabilito da loro, di solito all’inizio o alla fine del mese.

Un altro termine fisso è quello che riguarda la fine del trimestre, quando devo radunare tutti i documenti contabili che devono essere inviati al commercialista. Oppure la comunicazione delle ore dei dipendenti al consulente del lavoro a inizio mese, in modo che possa elaborare la busta paga e poi inviarcela in tempo per fare i vari bonifici.

Insomma, mese per mese oppure trimestralmente ci sono tutta una serie di task che devo svolgere in date specifiche e parto sempre da queste per creare la mia to do list quotidiana. Poi aggiungo, in base al tempo che mi rimane, altri tipi di mansioni le cui tempistiche vengono stabilite con i clienti di volta in volta oppure hanno una frequenza di svolgimento regolare.

Ad esempio, per una cliente devo preparare i preventivi che mi richiede entro massimo 3-4 giorni; lo stesso vale per un’altra cliente per cui devo revisionare documenti in breve tempo dalla ricezione. Sulla base di queste indicazioni so quanto tempo considerare per fissare questi impegni in calendario.

Infine, ci sono le varie ed eventuali: richieste di clienti per le quali posso stabilire un termine con una certa flessibilità.

Tenendo conto di tutti questi input, faccio un gioco di incastri nell’agenda di Asana, cercando di mantenere sempre del tempo cuscinetto tra il lavoro per un cliente e un altro durante la giornata. Il tempo cuscinetto è preziosissimo perché so di poterlo utilizzare per rispondere a mail urgenti, fissare call dell’ultimo minuto, dedicarmi a urgenze familiari o qualsiasi altra cosa non rientri tra quelle programmate (e ce ne sono sempre in agguato!).

Capita a volte di dover spostare qualcosa nel tetris dei task da svolgere. In questo caso, le scadenze improrogabili hanno ovviamente la precedenza su tutto, mentre le altre più flessibili sono quelle su cui provo a giocare, avvisando sempre il cliente interessato e, nel caso abbia più cose da fare per lo stesso cliente, chiedo sempre qual è la più urgente. Così, un task alla volta, incastro in agenda dopo incastro, cerco di trovare una soluzione che vada bene per me e per tutti i clienti!

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.