Come guadagnare tempo nel lavoro

guadagnare tempo nel lavoro

Sei un libero professionista e hai sempre bisogno di tempo per organizzare e portare a termine tutte le tue attività? Devi seguire l’amministrazione, i preventivi e i contatti commerciali, organizzare ed eseguire le attività di produzione e chissà quante altre attività?

Si tratta di tanto tempo da spendere per gestire la tua micro azienda, la tua professione!

Come Assistente Virtuale posso garantirti che è possibile automatizzare o semplicemente velocizzare alcune attività per te ricorrenti.

 

Guadagnare tempo nel lavoro: innanzitutto ci si deve organizzare

Sei sai dove devi arrivare, hai già fatto metà del lavoro: ci devono sempre essere degli obiettivi da raggiungere, per non navigare a vista nel mare delle cose da fare.

Tutte le attività che devi svolgere hanno un principio e una fine e nel mezzo posso subire modifiche, variazioni, sospensioni, ecc. Ma se sai organizzare quanto devi fare e gestire quanto accade ogni giorno, risparmierai tempo nel lavoro, perché avrai comunque sempre chiara la tua destinazione.

Dunque, il punto di partenza per guadagnare tempo nel lavoro è organizzare le attività al meglio. L’ideale è avere un calendario strutturato con tempi e specifiche per ogni task, organizzarsi per tempo, verificando cosa occorre e valutando di volta in volta i passi da fare.

La progettazione non è statica, va verificata nel tempo e messa in discussione continuamente.

 

Guadagnare tempo nel lavoro: le comunicazioni

Le comunicazioni inerenti la nostra attività rappresentano una mansione che implica un grande dispiego di tempo. Per fortuna è una cosa che si può velocizzare! Ne ho già parlato in questo articolo, però ti riporto qui i punti più importanti perché credo sia una cosa utile da fare.

Partiamo dal presupposto che non c’è un solo metodo per velocizzare le comunicazioni.

Ti consiglio di iniziare preparando dei template per le e-mail, ad esempio gli invii delle fatture, l’inoltro di un preventivo, una risposta di conferma alla ricezione di una precedente comunicazione.
Si possono salvare all’interno di un documento, che dovrà essere ovviamente facile da raggiungere per poter copiare il testo nella mail ogni volta si ritenga necessario.

In questo modo, non dovrai pensare ogni volta a cosa scrivere e come scriverlo.

Oggi sono disponibili anche varie estensioni su Chrome o Firefox per permetterti di salvare dei template di email.

 

Guadagnare tempo nel lavoro: la condivisione

Utilizzando sistemi di condivisione dei documenti è più facile e veloce comunicare commenti, aggiornamenti e quant’altro serva, senza dover scrivere una email per ogni singolo aggiornamento.

Ci sono spazi sul web dedicati alla condivisione e memorizzazione delle informazioni, come Dropbox e Google Drive.

 

Guadagnare tempo nel lavoro: marketing automation

I canali social sono un ottimo modo per farsi conoscere, partecipare alle conversazioni e promuovere la propria attività. Per fare tutto questo devi ritagliarti del tempo per interagire con i tuoi contatti o all’interno di gruppi.

Mantenere attivi i canali pubblicando con una buona frequenza può richiedere tanto tempo per scegliere i contenuti, elaborarli e pubblicarli.

Qui entrano in gioco strumenti di Marketing Automation come Buffer o Hootsuite che ti permettono di condividere contenuti utili ogni giorno programmando i post in anticipo. In questo modo hai più tempo a disposizione per occuparti di altro e/o per interagire personalmente con i tuoi followers, fans e amici.

Con un unico login, puoi gestire più profili su più piattaforme social direttamente dalla stessa bacheca.

 

Chiedere aiuto

Anche facendo ricorso ai migliori strumenti e a un’organizzazione ben collaudata, il tempo può non bastare per svolgere al meglio tutte le cose da fare o per concentrarci sulla crescita della nostra attività.

In questo caso la scelta migliore può essere quella di delegare alcune mansioni a un collaboratore che se ne prenda cura al posto nostro. Un’Assistente Virtuale è la soluzione ideale!

Antonella
Antonella
Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.
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