Ho imparato ormai da tempo che la lista dei buoni propositi di inizio anno serve a poco quando è astratta o basata su generici desideri di miglioramento.

Ecco perché, a gennaio, preferisco concentrarmi sulle azioni concrete che posso intraprendere per apportare cambiamenti positivi nella mia attività e nella mia routine quotidiana.

Occupandomi soprattutto di gestione della contabilità per i miei clienti, una delle prima cose che faccio è predisporre al meglio tutto quanto mi servirà durante l’anno per la gestione dei vari documenti: creo le cartelle digitali, divise in mesi o trimestri a seconda delle necessità, e per i documenti cartacei che ho ancora qui in ufficio preparo anche i raccoglitori fisici armata di etichettatrice, divisori e clips colorate.

Ne approfitto, in questo momento, per preparare una lista di controllo in cui segnare tutti i documenti che ancora mancano per chiudere la contabilità dell’anno precedente in ottica dichiarazione dei redditi. In alcuni casi, rivedo direttamente con il commercialista dei clienti eventuali correzioni da fare rispetto alla condivisione dei documenti, per renderla più fluida e comoda per tutti.

Un’altra riflessione importante riguarda i report prodotti per i clienti: se durante l’anno passato ho notato criticità o aspetti migliorabili ne ho tenuto traccia strada facendo, e gennaio è il momento giusto per apportare cambiamenti e renderli così più funzionali.

Faccio poi delle valutazioni anche rispetto ai programmi che uso sul pc per verificare abbonamenti da disdire oppure da aggiungere. Passando in rassegna gli applicativi che utilizzo quotidianamente, cerco di capire se posso creare degli automatismi che mi rendano la vita più facile, ad esempio con applicazioni come Zapier che permettono di collegare le mail con il calendario.

Se ci sono delle novità, come l’aggiunta di collaboratrici al team, le introduco ai miei clienti per informarli del fatto che una parte del lavoro sarà gestito da loro sotto la mia supervisione. Sistemo di conseguenza anche i documenti sulla privacy con cui la collaboratrice viene nominata da me incaricata esterna del trattamento dati.

Oltre alla riorganizzazione degli strumenti di lavoro, ripenso anche alla routine giornaliera per apportare dei miglioramenti laddove possibile. Ad esempio, stabilisco le fasce orarie in cui effettuare le call nei momenti in cui so di essere più produttiva, dopo aver dedicato la prima parte della mattina al controllo delle mail e al lavoro per i clienti.

Le mie abitudini giornaliere variano durante l’anno in base alle necessità familiari e in base al clima, ma cerco comunque di tenere dei punti fermi. Come l’abitudine di andare a camminare quasi tutti i giorni: in inverno lo faccio allungando la pausa pranzo per sfruttare le ore più calde, al contrario in estate preferisco passeggiare verso sera. Di conseguenza imposto il mio calendario di lavoro, salvaguardando il più possibile la pausa pranzo che per me significa tempo di qualità da dedicare ai miei figli di ritorno da scuola.

Infine, da quest’anno ho intenzione di pianificare i miei momenti liberi. Prima tendevo a concedermeli solo se c’era tempo, ma di tempo alla fine non ce n’era mai, da adesso li metterò in agenda in modo da inserirli all’interno della settimana lavorativa.

Questo per me significa iniziare il nuovo anno lavorativo: cercare anno dopo anno di migliorare l’equilibrio tra efficienza professionale e benessere familiare e personale.

Stefania

Ciao, sono Antonella Cafaro e mi occupo di assistenza virtuale. Aiuto professionisti e imprenditori a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto e supporto le donne che vogliono diventare assistente virtuale con un percorso di orientamento e mentoring.