Back office amministrativo: il mio flusso di lavoro come Assistente Virtuale
Come è normale che sia, ogni cliente mi affida task differenti in base alle sue esigenze. A variare sono soprattutto gli adempimenti contabili in base ai vari regimi fiscali, da cui derivano obblighi e scadenze di diverso tipo. In qualità di Assistente Virtuale cerco di adeguarmi alle varie necessità e a strutturare il flusso di lavoro migliore possibile per ogni situazione.
Se dovessi raccontare il flusso di lavoro tipico del mio mese, queste sono le principali mansioni di cui mi occupo in base ai vari periodi.
All’inizio del mese la prima cosa che faccio è comunicare le ore di lavoro dei dipendenti del mese precedente al consulente del lavoro, per tutti quei clienti che hanno dipendenti. In alcuni casi ho accesso a un portale specifico su cui agire oppure compilo delle tabelle Excel predisposte. Una volta che il consulente avrà elaborato le buste paga, procederò con il bonifico ai vari dipendenti.
Con i clienti che hanno fatturazione mensile, abbiamo un file condiviso su Drive dove sono segnalate tutte le fatture da emettere, per cui faccio un check di questo file controllando cosa è previsto di mese in mese. Il file, oltre a presentare i dati del cliente, del progetto e l’importo da fatturare, presenta una colonna riservata alle annotazioni in cui verifico se siano state inserite indicazioni specifiche (es. diciture particolari da riportare in fattura, dati da verificare prima di emettere la fattura oppure promemoria per controllare che il lavoro sia stato finito). Condivido poi il check con il mio cliente chiedendogli eventuali chiarimenti oppure l’autorizzazione a procedere con la fatturazione. A quel punto procedo con l’emissione delle fatture sul portale di fatturazione elettronica del cliente.
Un’altra cosa che faccio a inizio mese è scaricare gli estratti conto: laddove ho la delega sul conto li scarico direttamente oppure li richiedo al cliente. Sulla base degli estratti conto faccio la spunta delle fatture che ho o che mi mancano e registro gli incassi e i pagamenti nel sistema di contabilità, in questo modo verifico che tutta la contabilità sia in ordine. Ad esempio, se vedo il pagamento di una fattura, ma non ho la fattura in questione, vado a ricercarla o a sollecitarla al fornitore. Questa operazione è molto importante soprattutto per i clienti che devono pagare l’iva mensile, perché devo inviare tutto al commercialista avendo ben chiara la situazione.
A seconda dei clienti, predispongo il bonifico ai fornitori seguendo il loro specifico calendario dei pagamenti, solitamente a metà mese e alla fine del mese.
Verso metà mese faccio anche un check degli incassi arrivati fino a quel momento e, di conseguenza, decidiamo con il cliente se sollecitare ciò che eventualmente manca. A fine mese ricomincio il giro di tutte queste operazioni: inizio a guardare le fatture che dovrò preparare, verificare le anomalie, eccetera.
L’ultima parte del mese, in cui ho meno adempimenti contabili e fiscali di cui occuparmi, ne approfitto per sistemare la posta, archiviare documenti, mettere in ordine materiali, occuparmi di eventuali arretrati, controllare se si sono sbloccate delle situazioni che posso finalmente mandare avanti. Insomma, mi dedico alla manutenzione straordinaria, sia per i miei clienti che per la mia attività.
Il flusso di lavoro che ho descritto, seppur semplificato, è il frutto di anni di esperienza, errori, aggiustamenti e miglioramenti, ma anche di aggiornamenti continui soprattutto in ambito contabile dove gli adempimenti fiscali variano spesso. Lavorare in modo organizzato è fondamentale quando si è un’Assistente Virtuale e trovare il giusto equilibrio tra le esigenze del cliente e la mia to do list mensile è ciò che mi permette di affrontare con serenità tutto quello che devo fare ogni volta che mi siedo alla scrivania.
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