Hellosign, come firmare i documenti online, senza stampa e scansione
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Hellosign come firmare i documenti online

Hellosign come firmare i documenti online.

Come firmare un documento senza doverlo necessariamente stampare? Hellosign potrebbe essere la giusta risposta.

Per poter svolgere bene il mio lavoro di assistente virtuale, devo essere attenta nella gestione del tempo e ottimizzazione delle attività. Per questo utilizzo svariati tool e applicazioni che mi aiutano nell’archiviazione, condivisione, formattazione di documenti, informazioni, file.

Uno dei più preziosi è Hellosign, ma cos’è? È un’applicazione che mi permette di gestire i blocchi firma in autonomia, ora mi spiego meglio.

Hellosign a cosa serve?

Il flusso di lavoro dei documenti sono sempre un enorme impegno per chi si trova a doverli predisporre, correggere e far firmare. Nel mio lavoro utilizzo Hellosign per riuscire a fare tutte queste cose ma ottimizzando tempi e riducendo errori.

L’applicazione Hellosign è composta da vari pacchetti, ciascuno con delle specifiche funzioni, quindi prima di acquistarne uno, verifica le varie opzioni e confrontale con quanto realmente ti è necessario. Per esempio per la sola funzione di inserimento della firma c’è un pacchetto Free limitato che permette di gestire un massimo di 3 documenti al mese, dopodichè si attivano quelli a pagamento.

L’applicazione è accessibile ed utilizzabile da tutti i dispositivi, anche mobile, questo facilita il suo utilizzo anche da parte di clienti spesso fuori sede o che non hanno sempre a portata di mano un computer per inviare email o controllare documenti.

Hellosign, le principali funzioni.

Hellosign ti permette di avere flussi di lavoro più flessibili, puoi richiedere la firma fino ad un massimo di venti persone diverse, facendo firmare il documento uno alla volta e in qualsiasi ordine o tutti contemporaneamente. Una volta pronto il documento verrà consegnato a ciascuno di loro in versione definitiva, quindi con tutte le firme al suo interno.

È possibile verificare lo stato di avanzamento del documento che hai condiviso e per il quale richiedi la firma, in modo da capire chi sollecitare e chi invece ha già ottemperato all’inserimento della propria firma, che ti ricordo può essere inserita da qualsiasi dispositivo anche mobile.

Dal pacchetto Business in su, Hellosign ti permette di aggiungere e modificare agevolmente i membri del team, piuttosto che personalizzare i documenti, con loghi, slogan e molto altro ancora.

I documenti spesso contengono informazioni altamente sensibili. Per mantenerli sicuri e privati Hellosign utilizza la crittografia SSL durante il transito dei file. Mentre per l’archiviazione viene utilizzata un’infrastruttura di server sicura ospitata presso un centro dati certificato Tier III SSAE-16 all’avanguardia con certificazione ISO 27001.

Hellosign, interfacciamento con le App più utilizzate.

Per agevolare ancor di più il tuo lavoro, Hellosign può interfacciarsi con le più famose App di creazione ed archiviazione documenti.

Hellosign e Gmail

Compila e firma i documenti in meno di 30 secondi senza mai uscire da Gmail. L’estensione per Chrome ti consente di firmare gli allegati direttamente dalla tua casella di posta. Non stampare, firmare e scansionare di nuovo!

Hellosign e Google Drive

È facile aggiungere eSignature (firma digitale) legalmente vincolante ai documenti archiviati in Google Drive con un’altra integrazione HelloSign. Puoi firmare e scaricare un documento o aggiungere campi che altri possono compilare e firmare da Google Drive.

Hellosign e Google Docs

Puoi aggiungere la tua firma a un documento Google o aggiungere campi che altri possono compilare e firmare. Puoi scrivere, invitare altri a commentare, ridigitare e inviare un documento per la firma interamente da Google Documenti: non è necessario esportarlo e caricarlo.

Hellosign e Dropbox

Firma e invia i tuoi documenti da Dropbox utilizzando HelloSign. L’estensione per Dropbox ti consente di inviare documenti per la firma direttamente dal tuo account Dropbox.

Hellosign e Google Suite

Aggiungi HelloSign al tuo dominio e sarai in viaggio verso un ufficio privo di supporti cartacei firmando e inviando documenti, ricevendo documenti firmati e creando modelli e moduli, tutti all’interno dei prodotti G Suite.

Hellosign e Salesforce

Invia documenti alla firma senza mai lasciare Salesforce. HelloSign for Salesforce è la soluzione eSignature più facile da implementare e utilizzare sul mercato.

Queste sono solo le principali, ma se consulti la sezione Integrations del sito Hellosign puoi scoprire cos’altro puoi fare.

Perché ho scelto Hellosign.

Nel lavoro è necessario essere efficienti, precisi e veloci allo stesso tempo, e diciamocelo queste 3 cose insieme non sempre vanno d’accordo, l’errore è sempre dietro l’angolo. Hellosign con la sua capacità di interfacciarsi con le principali applicazioni documentali presenti online, può dare un grosso aiuto nel controllo, gestione e condivisione dei documenti, soprattutto quelli con valenza legale, che spesso vengono trascurati.

Ci sono ancora molte cose che questa applicazione può fare, ma oggi mi fermo qui, se sei interessata farò ulteriori approfondimenti sul suo utilizzo nei vari settori, come in campo assicurativo, campo finanziario, campo immobiliare o i marketplace.

Io lo utilizzo per per conto dei miei clienti e per la mia attività di assistente virtuale lo uso principalmente per la firma delle autorizzazioni al trattamento dati personali e per i contratti di collaborazione con i clienti.

Ritengo possa essere una soluzione vicina al nostro lavoro, con un risvolto sostenibile, vista la possibilità di non dover per forza stampare e scansire tutto ciò che deve contenere una firma, cosa da non sottovalutare visti i tempi in cui viviamo.

Antonella Cafaro
antonellacafaro.studio@gmail.com

Mi occupo di assistenza virtuale e aiuto professioniste e imprenditrici a risparmiare tempo, crescere e raggiungere i loro obiettivi godendosi la loro attività mentre io mi occupo del resto. Virtual Assistant. I help online entrepreneurs save time, implement their plans, lighten their workload and be more productive.

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